Co je to vlastně firma? Co tvoří její hodnotu? Zápis v obchodním rejstříku, hmotný majetek (budovy, stroje, zařízení, apod.), peníze na účtech, lidé, know-how, smluvní vztahy s partnery, data.
O všechna tato aktiva musí firma pečovat, aby si zajistila svou dlouhodobou prosperitu. Nezbytnou součástí péče je aktiva označit, zaznamenat, popsat a kvantifikovat. Součástí popisu by mělo být i zaznamenání vazeb mezi aktivy. Vazby drží celek pohromadě. Aktivům dávají kontext a směr. Tyto záznamy tvoří imaginární obraz firmy – model či modely. Někdy jsou modely dokonce na firmě tím nejcennějším, protože z tohoto imaginárního otisku lze celou firmu v případě existenčních problémů zrekonstruovat a zachránit. Imaginární obraz lze přenést „z člověka na člověka“. Firmu tak mohou oživit úplně jiní lidé, než co ji provozovali původně, a to i s časovým či prostorovým posunem. Informace ve formě modelů zajišťují nezávislost firmy na konkrétních lidech. Zvyšují tak hodnotu firmy při jejím prodeji. Snižují totiž investorům riziko ztráty hodnoty při odchodu konkrétních pracovníků.
Jak modely reálně vypadají? Jsou to nejčastěji textově-grafické dokumenty, zaznamenávající různé aspekty zmíněných aktiv. A to nejen jejich aktuální stav, ale i minulý vývoj a budoucí záměry a cíle. Mezi modely můžeme řadit dokumenty popisující co chce firma dělat (výrobní dokumentace), jak s tím chce uspět na trhu (různé business modely), architektury interních zdrojů (plány budov, výrobních linek, IT architektury), rozdělení činností (procesní modely), plány realizace svých záměrů (projektové plány) a v neposlední řadě finanční modely.
Některé z dokumentů jsou dokonce povinné. Např. účetnictví, které musí firma dokonce předkládat státním orgánům. Některé si firma vytváří dobrovolně. Tvorba a údržba modelů samozřejmě něco stojí. Každá firma tak přirozeně nejprve začne s povinnými daty/dokumenty a podle dostupných zdrojů pak dochází k těm nepovinným a z jejího hlediska méně a méně důležitým (přínosným).
K těm, které se často nacházejí na chvostu pomyslného pelotonu patřívají finanční modely, procesní modely, směrnice, řídicí dokumentace.
Přitom modely nebývají jednoúčelové. Vícenásobná použitelnost zvyšuje jejich hodnotu. Chtějí je vidět investoři, zákazníci (různé certifikace typu „ISO“), regulatorní orgány, banky při žádostech o úvěry, zaměstnanci (při onboardingu či povyšování pracovníků).
Mezi modely by měla být jednoznačná návaznost, aby byla zkontrolovatelná jejich vzájemná konzistence.
Užitečnost (přínosnost) modelů se projevuje ve několika směrech: jednak v úspoře zdrojů (byť sama jejich tvorba něco stojí), ve zkvalitnění/rozvoji pracovních činností a ve snížení rizik.
Tím se dostáváme k ústřední otázce, zda se modelování firmy vyplatí. Přesnost kalkulace bude vždy závislá na spolehlivosti hodnot vstupujících do vzorce, která otevřeně řečeno bude ve většině případů diskutabilní. V mnoha případech se tak budeme muset spolehnout jen na porovnávání mezních hodnot. Na první pohled se to může zdát málo, ale praxe ukazuje, že to často ke správnému rozhodnutí stačí.
Modely jsou předpokladem řízení. Sjednocují komunikační jazyk a pohled na problematiku, vizualizují změny, podporují měřitelnost. A jak víme, bez měření nelze řídit.
Dobrou praxí může být sepsat činnosti (a už máme model), na které se vydávají firemní zdroje (čas a peníze), kvantifikovat kolik se jich vydává a podívat se, zda by existence nějakého modelu tyto zdroje neušetřila. Nebo zda by existence určitého modelu nenapomohla zkvalitnění výstupů dané činnosti, zlepšení vnitrofiremní komunikace. Speciálním případem je pak situace, kdy určitou činnost ani neprovádíme a využití vhodného modelu by její provádění vůbec umožnilo. Příklad z praxe? V rámci diskusí ohledně stavu českého sportu ve světle neúspěchů na OH 2024 říká bývalý sportovec Lubenský, že sportovní funkcionáři nejsou schopni kriticky analyzovat výsledky a vynaložené investice do jednotlivých sportů a zpracovat kritickou analýzu s návrhem řešení. Prostě nemají na to vhodné nástroje – modely.
Jinou dobrou pomůckou může být kladení si otázek ohledně důležitých věcí pro firmu. Jak zdokumentováno:
Jakýkoliv záznam dávající odpověď je modelem. Jak kvalitně/efektivně budu bez těchto modelů fungovat?
S čím tedy náklady porovnávat? Pojďme se podívat na pár praktických příkladů hodnot, se kterými lze srovnávat náklady na tvorbu modelů.
Personalisté např. vyčíslili, že nábor a zaškolení juniorního zaměstnance v ČR stojí i 150 tisíc Kč na osobu. V USA se odhaduje i na 20.000 USD. Průměrná mzda zaměstnance v ČR je 45.000,- CZK (2023), v Nizozemí 3.500,- EUR, v Německu 2.700,- EUR a v Rakousku 2.800,- EUR.
Bez modelů se zásadně prodražuje zavádění jakýchkoliv změn včetně implementace nových informačních systémů. Napoprvé v systémech chybí zásadní funkčnosti nebo pracují jinak než by si uživatel představoval. Známé jsou případy zavádění veřejných IS (např. v ČR v roce 2024 nové stavební řízení či přijímací zkoušky na střední školy), ale problém velmi dobře znají i soukromé firmy. Více než třetina projektů končí výrazným překročením rozpočtu či provozními problémy výsledného produktu. Náklady (nejen přímé finanční, ale i omezení provozu organizace) jsou v některých případech astronomické.
Dalším příkladem změn může být snaha ušetřit a firmu zmenšit. Např. zrušit střední management. Vlna tzv. unbossingu je dnes velmi populární po celém světě. Jenže takový krok může jedné firmě prospět, jiné pak může uškodit. Jak se škodám vyhnout? Zkusit nahlédnout do budoucnosti a změny namodelovat.